Comment Unik Web a aidé La Boîte du Chef à automatiser 95 % de ses opérations à l’aide d’une plateforme d’intégration Web centralisée, développée sur mesure

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opérations 
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d’une 
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centralisée, 
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La gestion des opérations derrière un succès monstre

En 2017, le chef montréalais Jérôme Ferrer, renommé entre autres pour son restaurant Europea, lance La Boîte du Chef, une entreprise de boîtes-repas de prêt-à-manger, emballés sous vide et livrés à domicile. En très peu de temps, cette dernière connaît un succès monstre, mais les ressources en place ont du mal à répondre à une demande aussi élevée. La gestion des commandes est effectuée manuellement, souvent à l’aide de fichiers Excel, et la logistique liée à l’approvisionnement, la préparation et la livraison de plusieurs milliers de boîtes-repas par semaine devient rapidement un défi de taille. Le personnel se sent dépassé et les erreurs humaines se multiplient.

Unik Web a mis sur pied une application qui automatise la plupart des opérations de La Boîte du Chef, permettant une livraison de biens à domicile facile et traçable.

Le mandat : développer un outil Web pour optimiser les opérations

À la conclusion de multiples rencontres exploratoires, La Boîte du Chef mandate Unik Web pour développer une application Web personnalisée qui s’intègre parfaitement à leur plateforme de vente en ligne : Shopify. Cet outil a pour but d’optimiser la gestion de leurs opérations, d’éliminer le travail manuel, d’éviter les erreurs humaines et de minimiser les pertes de revenus tout en continuant d’offrir un excellent service à la clientèle.

+ 500 %

de croissance supportée
par l’application personnalisée

Services offerts

  • Développement d’applications Web personnalisées
  • Création d’application mobile sur mesure
  • Intégration et développement de fonctionnalités Shopify
  • Création d’API personnalisées et intégration d’API de partenaires tiers
  • Mise en place et configuration d’un environnement d’hébergement flexible et évolutif (scalable)

Défi présenté : la centralisation des opérations sous un même environnement numérique

Afin de bien réaliser ce mandat, Unik Web passe plusieurs séances d’observation, de discussion et d’analyse avec le client. Un constat s’impose rapidement : les différents départements, quoique intimement liés, ne communiquent pas ou difficilement entre eux. Unik Web doit donc s’assurer de créer un module de gestion intégré qui permet de consolider les processus internes de plusieurs départements de La Boîte du Chef, notamment en logistique, approvisionnement, production et administration, dans un environnement numérique. Cet outil personnalisé doit être en mesure d’optimiser les opérations quotidiennes tout en minimisant le travail manuel du personnel de La Boîte du Chef.

Unik Web développe un module de gestion des livraisons et des commandes et automatise plus de 95 % des opérations de La Boîte du Chef.

Le développement Web d’un module de livraison sur mesure intégré à la plateforme Shopify

Pour répondre aux besoins de La Boîte du Chef, Unik Web doit trouver le moyen d’optimiser les processus de livraison depuis un système entièrement numérique. Nous développons donc un module de gestion des livraisons qui permet de centraliser la totalité des opérations logistique. Dans un premier temps, ce système attribue automatiquement au bon chauffeur les commandes à livrer selon le code postal du client. Celles à distribuer sur l’île de Montréal sont attitrées aux chauffeurs internes de La Boîte du Chef et les autres sont relayées à des partenaires tiers via de multiples API. Ces dernières créent directement les envois, les bons de commande et les étiquettes de façon à accélérer le processus de livraison et à éviter le travail manuel. Dans un second temps, le module développé optimise les routes de livraison en temps réel grâce à l'intelligence artificielle et une intégration ingénieuse avec Open Street Map, Google Maps et Waze.

Le module de gestion des commandes personnalisé pour les livreurs internes leur donne accès aux commandes et aux routes optimisées directement à partir de leur appareil mobile.

+ 95 %

d’automatisation
des tâches

Nous concevons également une application mobile personnalisée pour les livreurs internes afin de leur donner accès aux commandes et aux routes optimisées directement à partir de leur téléphone. De plus, cet outil assure la chaîne de traçabilité des livraisons, permet la prise de photo à titre de validation et la signature à la réception du colis. Les chauffeurs peuvent aussi y entrer leur kilométrage, ce qui facilite le suivi fiscal de leurs dépenses et des remboursements.

La personnalisation de modules Shopify pour une meilleure gestion des opérations

En plus du module de livraison, nous personnalisons la plateforme Shopify aux besoins de La Boîte du Chef, de façon à maximiser les profits et minimiser l’empreinte écologique, tout en les aidant à offrir un meilleur service à sa clientèle.

Unik Web développe d’abord quelques fonctionnalités pour permettre aux clients d’ajouter des éléments « à la carte » à leur commande. Pour La Boîte du Chef, ce module a pour but d’optimiser l’espace des emballages ainsi que d’augmenter les revenus grâce aux possibilités de ventes croisées. De plus, nous l’intégrons à un système de planification d’inventaire conçu sur mesure qui utilise l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique (machine learning). La Boîte du Chef est maintenant capable d’estimer ses besoins en matériaux et produits alimentaires et planifier ses inventaires avec plus de précision. Cela permet de répondre à la demande avec justesse, de réduire les surplus d’aliments périssables et les pertes monétaires engendrées par le gaspillage alimentaire.

Nous développons finalement plusieurs modules complémentaires ayant pour but d’alléger les tâches administratives les plus contraignantes, incluant un outil de gestion de milliers de codes promotionnels et d’entrées de commandes en masse pour leurs plus gros clients corporatifs.

Les livreurs peuvent télécharger la preuve de livraison directement dans l’application mobile.
La carte de chaleur est une représentation visuelle des endroits où les boîtes-repas sont populaires. C’est également un bon outil pour le marketing.

Représentation visuelle de la géolocalisation de la clientèle

Unik Web crée également une « carte de chaleur », une représentation visuelle des régions géographiques où leurs boîtes-repas sont les plus populaires. Ceci s’avère être un outil précieux, à la fois pour la planification logistique et pour le ciblage marketing.

+ 100 000

commandes traitées
par année

Autres réalisations

D’autres éléments sont mis en place pour faciliter la gestion des opérations, notamment :

  • l’implantation d’un service d’hébergement sécuritaire, flexible et évolutif (scalable) afin de soutenir la forte croissance de commandes et les besoins du client ;
  • le développement d’API pour assurer la synchronisation bidirectionnelle entre la plateforme Shopify et les applications personnalisées ;
  • la conception d’un système de gestion des utilisateurs standards, permettant à La Boîte du Chef d’administrer différents niveaux d’accès à ses employés aux diverses plateformes Web personnalisées.

Technologies utilisées

Les routes optimisées sont disponibles sur l’application mobile et sont mises à jour en temps réel avec l’utilisation d’intelligence artificielle et  l’intégration d’Open Street Map, Google Maps et Waze.
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